Polityka prywatności

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest VELN sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu, ul. Gwiaździsta 66 lok. 12.B.03, 53-413 Wrocław, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0001052523, NIP: 8971926158, REGON: 526094330, wpisana do rejestru agencji zatrudnienia (KRAZ) pod numerem 32854 („Veln", „Agencja", „my").

Kontakt w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych: e-mail biuro@veln.pl, telefonicznie: 884 005 123.

Dane osobowe podane w formularzu aplikacyjnym przetwarzamy w celu:

• przeprowadzenia procesu rekrutacji i przedstawienia oferty pracy tymczasowej (art. 6 ust. 1 lit. b RODO — działania przed zawarciem umowy),
• kontaktu telefonicznego i SMS w sprawie statusu aplikacji (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO — prawnie uzasadniony interes Agencji w postaci sprawnej komunikacji rekrutacyjnej),
• wstępnej oceny zgodności zgłoszenia z wymaganiami oferty przy pomocy narzędzi wspomagających, w tym opartych o sztuczną inteligencję (art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes Agencji w usprawnieniu procesu rekrutacji; patrz pkt 3 poniżej),
• zawarcia i wykonania umowy zlecenia/o pracę tymczasową, jeśli rekrutacja zakończy się pozytywnie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
• wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Agencji jako agencji pracy tymczasowej, m.in. podatkowych, ZUS i wynikających z ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
• ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
• rozważenia Pani/Pana kandydatury w przyszłych, innych rekrutacjach prowadzonych przez Agencję — wyłącznie jeśli wyraziła/ł Pani/Pan na to odrębną, dobrowolną zgodę (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

W procesie rekrutacji korzystamy z narzędzi wspomagających opartych o sztuczną inteligencję — m.in. do wstępnej oceny (scoringu) zgodności zgłoszenia z wymaganiami oferty oraz, w wybranych rekrutacjach, do przeprowadzenia wstępnej, ustrukturyzowanej rozmowy telefonicznej/głosowej.

Wyniki działania tych narzędzi mają charakter wyłącznie pomocniczy i wspierają pracę rekrutera — żadna decyzja o odrzuceniu ani o zakwalifikowaniu kandydata do dalszego etapu nie jest podejmowana wyłącznie w sposób zautomatyzowany w rozumieniu art. 22 RODO; ostateczną decyzję zawsze podejmuje człowiek. Przysługuje Pani/Panu prawo do uzyskania interwencji ludzkiej, przedstawienia własnego stanowiska oraz zakwestionowania wyniku takiej wstępnej oceny.

Przetwarzamy dane podane bezpośrednio przez Panią/Pana w formularzu (imię, nazwisko, dane kontaktowe, adres, odpowiedzi na pytania kwestionariusza, dane o dostępności i mobilności) oraz dane wynikające z przebiegu procesu rekrutacji (etap rekrutacji, wynik wstępnej weryfikacji).

Dane mogą być powierzane podmiotom wspierającym Agencję technicznie i operacyjnie — dostawcom hostingu i infrastruktury IT, dostawcom usług SMS i telekomunikacyjnych, dostawcom narzędzi do wysyłki wiadomości e-mail, dostawcom narzędzi AI wspierających proces rekrutacji (patrz pkt 3) oraz, w przypadku pozytywnego wyniku rekrutacji, klientowi Agencji, u którego świadczona byłaby praca tymczasowa — wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celu przetwarzania i na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych.

Część dostawców, z których usług korzystamy przy obsłudze rekrutacji, może przetwarzać dane na serwerach zlokalizowanych poza EOG (np. w USA). W takich przypadkach zapewniamy odpowiedni poziom ochrony danych poprzez zastosowanie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub korzystanie z dostawców uczestniczących w programie EU-U.S. Data Privacy Framework. Kopię odpowiednich zabezpieczeń można uzyskać, kontaktując się z nami pod adresem biuro@veln.pl.

Kandydaci, którzy nie zostali zatrudnieni w danej rekrutacji: dane przechowujemy maksymalnie przez 3 lata od zakończenia procesu rekrutacji, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Agencji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegającego na możliwości obrony przed ewentualnymi roszczeniami związanymi z przebiegiem rekrutacji (w tym zarzutami nierównego traktowania). Okres ten odpowiada terminowi przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy (art. 291 § 1 Kodeksu pracy) i jest zgodny ze stanowiskiem Naczelnego Sądu Administracyjnego wyrażonym w wyroku z 20 lutego 2024 r. (sygn. III OSK 2700/22).

Baza kandydatów (przyszłe rekrutacje): jeżeli wyraziła/ł Pani/Pan odrębną, dobrowolną zgodę na rozważenie kandydatury w przyszłych procesach rekrutacyjnych prowadzonych przez Veln, dane te możemy przechowywać do 5 lat od wyrażenia zgody lub do jej wcześniejszego wycofania — w zależności, co nastąpi pierwsze. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie pod adresem biuro@veln.pl, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Nie rzadziej niż raz w roku możemy zwrócić się o potwierdzenie, że nadal jest Pani/Pan zainteresowany/a pozostawaniem w bazie.

Osoby zatrudnione (w tym w ramach pracy tymczasowej): dane przechowujemy przez okres wymagany przepisami prawa pracy, podatkowego i ubezpieczeń społecznych — co do zasady 10 lat od końca roku, w którym ustał stosunek prawny, zgodnie z przepisami o dokumentacji pracowniczej obowiązującymi dla umów zawartych od 2019 r.

Przysługuje Pani/Panu prawo do:

• dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii,
• sprostowania (poprawiania) danych,
• usunięcia danych lub ograniczenia ich przetwarzania,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie,
• przenoszenia danych,
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).

W celu realizacji powyższych praw prosimy o kontakt: biuro@veln.pl.

Podanie danych w formularzu aplikacyjnym jest dobrowolne, ale niezbędne do wzięcia udziału w procesie rekrutacji — bez nich nie jesteśmy w stanie rozpatrzyć aplikacji.

Niniejsza polityka może być okresowo aktualizowana. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod tym adresem.